Suisse : Le canton de Vaud exige des communes la conservation d’archives papier RTS

Les communes vaudoises entassent des tonnes de papier. C’est une conséquence directe de la loi cantonale sur l’archivage, qui les contraint à conserver certaines traces de leurs activités en format papier. Les documents doivent être imprimés et conservés en suivant des règles strictes, une pratique qui peut sembler désuète à l’heure du tout numérique.
La conservation indéfinie d’une série de documents spécifiques sur un support durable et résistant, à savoir du papier de haute qualité, est imposée aux communes vaudoises. Ces documents témoignent des décisions prises par les autorités locales, comme les municipalités et les conseils communaux ou conseils généraux, et incluent des éléments tels que les procès-verbaux. Certaines communes possèdent même aujourd’hui des documents archivés il y a plus de 600 ans.
Lundi dans La Matinale de la RTS, Fabrice de Icco, le préfet du district du Jura-Nord vaudois, souligne que le format de conservation des archives est toujours le même, à savoir du papier relié. Ceci est dû à la législation vaudoise qui garantit la pérennité des archives.
« C’est parfois même plusieurs siècles de procès-verbaux, cela peut donc prendre de la place », souligne-t-il. Mais selon lui, les communes, habituées à cette responsabilité, sont généralement bien équipées avec des locaux adaptés.
Papier ou numérique, les enjeux de la conservation
En parallèle, le stockage informatique est possible, mais il est complexe, selon la directrice des Archives cantonales vaudoises Delphine Friedmann. « Des infrastructures spécifiques sont nécessaires pour garantir une consultation aussi souvent que souhaitée. Pour faciliter sa recherche ultérieure, chaque information doit être correctement identifiée et référencée », explique-t-elle.
Elle souligne également qu’en fin de compte la conservation à long terme de l’information numérique engendre des coûts et une complexité qui dépassent ceux du stockage sur papier.
A souligner que, dans les cantons du Valais et de Fribourg, il n’existe pas d’obligation légale de conserver les archives en version papier.
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Source : ▻https://www.rts.ch/info/regions/vaud/2024/article/le-canton-de-vaud-exige-des-communes-la-conservation-d-archives-papier-28485912.